เขตข้อมูล (Field)

เขตข้อมูล (field)

เขตข้อมูล (field) คือ พื้นที่ที่กันไว้สำหรับเก็บข้อมูลตามที่กำหนดไว้ในโปรแกรมฐานข้อมูล ซึ่งเป็นหน่วยย่อยรองลงมาจากระเบียน เป็นข้อมูลที่แสดงลักษณะและคุณสมบัติเฉพาะของแต่ละระเบียน เช่น เขตข้อมูลปีที่พิมพ์จะเป็นส่วนที่บอกได้ว่าระเบียนที่ค้นคืนได้ หรือที่แสดงผลอยู่นั้นจัดพิมพ์ในปีใด หรือเขตข้อมูลชื่อเรื่องช่วยจำกัดผลการค้นให้ตรงกับความต้องการมากขึ้น

การลงรายการทรัพยากรห้องสมุดนั้น เขตข้อมูล (field) เป็นการกำหนดว่าแต่ละเขตข้อมูลนั้นจะมีความยาวเท่าไร และตำแหน่งเริ่มต้นที่ตำแหน่งใด โดยแต่ละระเบียนจะประกอบไปด้วยเขตข้อมูลจำนวนมากรวมกัน และจัดกลุ่มหรือประเภทของเขตข้อมูลด้วยหมายเลขประจำเขตข้อมูล โดยใช้เลข 3 หลัก เริ่มต้นจาก 001 ถึง 999 แทนชื่อเขตข้อมูลต่าง ๆ เพื่อให้เครื่องคอมพิวเตอร์สามารถอ่านข้อมูล ค้นหา และประมวลผลได้อย่างรวดเร็ว

ตัวอย่างเขตข้อมูลโดยหมายเลขประจำเขตข้อมูล 3 หลัก ที่จำเป็น เช่น

020 หมายเลขมาตรฐานหนังสือสากล (International Standard Book Number)

100 ชื่อบุคคลที่เป็นรายการหลัก (Personal name main entry)

245 ชื่อเรื่อง (Title information)

260 ข้อมูลการพิมพ์ (Publication information)

300 ข้อมูลลักษณะทางกายภาพ (Physical information)

440 ชื่อชุด/รายการเพิ่ม (Series statement/added entry)

500 หมายเหตุ (Note (s))

650 หัวเรื่อง (Tropical subject headings)

นอกจากนี้ ยังทำให้ฐานข้อมูลมีการจัดเก็บข้อมูลอย่างเป็นระบบ ทำให้ผู้ใช้สามารถใช้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องในระบบงานต่าง ๆ ร่วมกันได้ โดยที่จะไม่เกิดความซ้ำซ้อนของข้อมูล หลีกเลี่ยงความขัดแย้งของข้อมูล อีกทั้งข้อมูลในระบบก็จะถูกต้องเชื่อถือได้ และเป็นมาตรฐานเดียวกัน